Begrippen

Accounts Payable
Boekhoudkundige term die een weerspiegeling vormt van het bedrag dat door een koper aan elk van leveranciers verschuldigd is: te betalen bedragen. Ook wel: het systeem dat het bedrag volgt dat door koper aan haar toeleveranciers verschuldigd is.

Accounts Receivable
Boekhoudkundige term die een weerspiegeling vormt van het bedrag dat haar klanten aan de leverancier verschuldigd is: te ontvangen bedragen. Ook wel: het systeem dat nog opeisbare bedragen volgt.

Authenticatie
Het proces om de identiteit van een gebruiker of van een systeem te verifiëren. Ook gebruikt om de integriteit van een bericht te verifiëren. Wettelijke term: authentificatie

Application Service Provider
Een organisatie die de hardware en software in huis heeft waarop klanten, via een internetaansluiting, hun administratieve bedrijfsprocessen kunnen uitvoeren.

Business to Administration
Ook wel B2G: Business to Government.

B2B
Business to Business.

B2C
Business to Consumer.

Biller
Het bedrijf dat of de organisatie die een rekening, factuur, of ander bericht naar een klant verzendt, gewoonlijk met het verzoek tot betaling voor geleverde goederen of verleende diensten.

Biller Direct
EBPP model waarbij één verkoper aan vele klanten elektronisch factureert. De klanten loggen in op de website van de klant (die soms wordt gehost door een derde partij die door de verzender is ingeschakeld) om de rekeningen of facturen in te zien en soms ook te betalen. Ook wel Seller Direct genoemd.

Billing Service Provider
Een organisatie die door een verzender wordt ingeschakeld om elektronisch factureren voor de verzender te faciliteren.

Buyer Direct
EIPP model waarbij één koper van vele leveranciers verlangt dat zij elektronisch hun factuurgegevens bij de koper aanleveren. Een (afdwingbare) machtspositie speelt daarbij een grote rol. Naast factuurgegevens worden vaak ook allerlei andere berichten, die voorafgaan aan of volgen op de elektronische factuur, op deze manier verwerkt.

CEFACT
(Centre des Nations Unies pour la Facilitation des Pratiques dans l’Administration, le Commerce et le Transport)(www.unece.org/cefact).  Mondiaal instituut dat zich onder meer bezighoudt met standaardisatie. Ook wel UM/CEFACT.

CEN
Comité Européen de Normalisation; European Committee for standardization, www.cenorm.be. Europees standaardisatie instituut.

Consolidator
Een dienstverlener die rekeningen en facturen van meerdere leveranciers of Billing Service Providers consolideert en aan de klant presenteert of toezendt. Een model dat vele kopers en vele verkopers aan elkaar verbindt.

Digitale handtekening
Technisch middel om digitale waarborgen te creëren. Van een fysieke identiteit wordt een digitale identiteit gemaakt. Deze digitale identiteit staat op een certificaat. Met dit certificaat wordt de nu digitale identiteit aan berichten, documenten, verbindingen en datastructureren toegevoegd. In het kader van elektronisch factureren zorgt onder meer een digitale handtekening voor de fiscale waarborgen van authenticiteit (van de herkomst) en integriteit (van de inhoud). Het zorgt bovendien voor handelsrechtelijk bewijs (incassozaken).

Direct processing
Model waarbij gestructureerd dataverkeer (EDI) wordt toegepast. Ook wel STP: Straight Through Processing.

Dispuut Management
Functie die een koper toestaat om de verzender van de factuur op de hoogte te brengen van onjuistheden van of in de factuur. Deze functie staat de verzender ook toe om de koper te beantwoorden en om tot een oplossing in het geschil te komen.

Drie-weg matching

Controleprocedure bij geautomatiseerde factuurverwerking waarbij matching plaats vindt aan de hand van bijvoorbeeld de inkooporder, de pakbon en de factuur, voordat over wordt gegaan tot betaling. Zie ook: twee-weg matching.

E-Billing/Electronic Billing
Elektronisch versturen van rekeningen aan consumenten, eventueel voorzien van toegevoegde waarde diensten, zoals een module om de consument te laten betalen, om vragen te stellen, een dispuut op te starten, te archiveren of marketinformatie toe te voegen.

E-Invoicing/ Electronic Invoicing
Elektronisch versturen van rekeningen aan zakelijke klanten, eventueel voorzien van toegevoegde waarde diensten, zoals hierboven bij E-billing omschreven. Dit kan op diverse manieren plaatsvinden zoals EIP, EIPP, EBP, EBPP, consolidator, four corner, et cetera.

ERP (Enterprise Resource Program)
Applicaties waarmee de financiële administratie, de voorraadadministratie, de inkoop- en verkoopadministratie en de personeelsadministratie gevoerd worden.

ESP (Electronic Statement Presentment)
Omvat allerlei typen berichten die op elektronische wijze aan de particuliere of zakelijke klant gepresenteerd worden (denk daarbij aan polis voorbladen, loonstrookjes, beschikkingen, et cetera).

EXPP (Electronic Exchange Presentment and Payment)
Verzamelnaam voor EBPP, EIPP, ESP en elektronische gegevensuitwisseling: EDI, STP.

Factuur
Een elektronisch of papieren bericht, voor geleverde goederen of verleende diensten, gericht aan een zakelijke klant. Zie ook rekening.

Factuurautomatisering
Zie geautomatiseerde factuurverwerking.

Four corner
Model waarbij de factuur naar de bank van de verzender wordt gezonden en van daaruit via de bank van de klant aan de klant wordt gepresenteerd en door de klant wordt verwerkt. Variant op het consolidator model. Model dat -in het kader van SEPA- steeds vaker wordt toegepast.

FTP (File Transfer Protocol)
Methode om gegevens, informatie, bestanden en documenten te verplaatsen binnen een netwerk of op het Internet.

Geautomatiseerde factuurverwerking
Intern proces om papieren en elektronische inkoopfacturen te verwerken en door de organisatie te laten routeren, zodat de juiste bedragen op tijd worden betaald. Onderdeel van documentmanagement. Ook wel genoemd: factuurautomatisering / ‘invoice processing model’.

HTML (Hyper Text Markup Language)
HTML is een taal voor de opmaak van documenten. HTML wordt vooral gebruikt op het Internet, om webpagina’s te tonen.

ISP (Internet Service Provider)
Verzorgt vaak de hosting van de website en e-mail. Een Application Service Provider verzorgt vaak de hosting van administratieve applicaties.

Notificatie
Het proces waarbij een koper op de hoogte wordt gebracht dat een elektronische rekening of factuur beschikbaar is.

Order to cash
Deze term duidt op het traject beschouwd vanuit de leverancier dat start met aankoop(opdracht) van de klant tot en met de uitgaande factuur, liefst gevolgd door betaling.

Payment Service Provider (PSP)
Een organisatie die namens de verzender van facturen voor de betaalmogelijkheden en terugkoppelingen van betalingen zorgdraagt.

PKI (Public Key Infrastructure)
Infrastructuur voor effectief kunnen toepassen van digitale handtekeningen.

Purchase to pay
Deze term duidt op het traject bekeken vanuit de koper, dat start met de aankoop door de klant en dat eindigt met de betaling van de inkoopfactuur.

Rekening
Een elektronisch of papieren bericht, voor geleverde goederen of verleende diensten, gericht aan een particuliere klant. Zie ook factuur.

Seller Direct
EBP(P)/EIP(P) Model waarbij één verkoper aan vele klanten elektronisch factureert. De klanten loggen in op de website van de klant (die soms wordt gehost door een derde partij die door de verzender is ingeschakeld) om de rekeningen of facturen in te zien en soms ook te betalen. Ook wel Biller Direct genoemd.

SEPA
Single Euro Payment Area.
Zie voor meer informatie ook: http://www.europeanpaymentscouncil.eu

SSL
Secure Socket Layer (SSL) en de opvolger Transport Layer Security (TLS) zijn encryptieprotocollen die de communicatielaag op het Internet beveiligen.

Statement/Notice
Een elektronisch document of bericht dat niet gekoppeld is aan een betaling.

Twee-weg matching
Controleprocedure bij geautomatiseerde factuurverwerking waarbij matching plaats vindt aan de hand van bijvoorbeeld de inkooporder en de factuur, voordat over wordt gegaan tot betaling. Zie ook: drie-weg matching

Web-EDI
Gestructureerd dataverkeer door gebruik te maken van het Internet.

XML (Extensible Markup Language)
Een standaard voor het definiëren van formele markup-talen, zoals HTML, waarbij gestructureerde gegevens in de vorm van platte tekst zichtbaar zijn. Deze representatie is zowel leesbaar voor de mens als voor computers.